Plaatselijke regeling ten behoeve van het leven en werken van de
Protestantse Gemeente Bitgum – Bitgummole – Ingelum – Marsum, kortweg: Prot. Gemeente Bitgum e.o.

Vaststelling
Deze plaatselijke regeling is vastgesteld door de kerkenraad op maandag 23 januari 2017 en 
is geldig vanaf deze datum. 
Samenstelling van de kerkenraad

1.1.1 De kerkenraad bestaat uit de volgende ambtsdragers:
- 1 predikant en / of pastorale medewerker
- 1 ouderling met speciale opdracht preses
- 1 ouderling met speciale opdracht scriba
- 5 wijkouderlingen
- 3 ouderling-kerkrentmeesters
- 5 diakenen
1.1.2 Het moderamen bestaat uit:
predikant, preses, scriba en een vertegenwoordiger per college
1.1.3 Onder verantwoordelijkheid van de kerkenraad zijn de volgende 
colleges/commissies ingesteld:
- Consistorie
- College van diakenen 
- College van kerkrentmeesters
Verkiezing van ambtsdragers

2.1 Algemeen
De belijdende leden zijn stemgerechtigd. Tevens zijn de doopleden, die de leeftijd 
van achttien jaar hebben bereikt, stemgerechtigd. Gastleden worden in dezen 
gelijkgesteld met de leden.

2.2 Verkiezing van ouderlingen en diakenen
2.2.1 De uitnodiging tot het doen van aanbevelingen, genoemd in Ordinantie 3-6-3 (zie 
kerkorde) vindt plaats in het begin van het kalenderjaar. Doopleden kunnen ook 
worden verkozen. Zij worden bij het aannemen van het ambt belijdend lid conform 
Ord. 9-5-4. De verkiezing van ambtsdragers vindt om de twee jaar plaats. 
2.2.2 Stemgerechtigde leden hebben twee weken de tijd de aanbevelingen in te leveren.
2.2.3 Potentiële ambtsdragers worden benaderd door een lid van de kerkenraad op 
basis van het aantal aanbevelingen, waarbij de lijst wordt afgewerkt van de meeste 
naar de minste aanbevelingen. Indien zij daartoe redenen ziet, houdt de 
kerkenraad zich het recht voor af te wijken van de aanbevelingen.
2.2.4 De kerkenraad doet een voorstel tot benoeming nadat de kandidaat hiermee heeft 
ingestemd. Het voorstel tot benoeming wordt vervolgens afgekondigd in een 
kerkdienst en meegedeeld in het kerkblad. Ambtsdragers worden benoemd voor 
de periode van 4 jaar en hebben de mogelijkheid tot verlenging van hun 
ambtstermijn van 2 x 4 jaar.
Plaatselijke regeling Protestantse gemeente Bitgum e.o
2.2.5 De benoeming van de ambtsdragers wordt door de gemeente bij acclamatie 
bekrachtigd in een gemeentebijeenkomst dan wel in een eredienst. De bevestiging 
van ouderlingen en diakens vindt bij voorkeur plaats in de maand mei in een 
eredienst.
2.3 Verkiezing van predikanten
De verkiezing van een predikant vindt plaats in een door de kerkenraad belegde 
vergadering van stemgerechtigde leden. De bekendmaking van de vergadering 
vindt tenminste 2 weken van te voren plaats.

3. Aanstelling pastorale bezoekers
De kerkenraad kan voor de vervulling van haar pastorale arbeid, genoemd in Ord. 
8-4, zich laten bijstaan door pastorale bezoekers. Deze worden benoemd door de 
kerkenraad en aangesteld in de onder 2.2.5 vermelde eredienst. Voor hen geldt de 
geheimhoudingsplicht zoals beschreven in Ord. 4-2.

4. De werkwijze van de kerkenraad en het moderamen
4.1. De kerkenraad vergadert tenminste 6 maal per jaar. Het moderamen vergadert 
tenminste 9 keer per jaar. De colleges/commissies vergaderen tenminste 6 keer 
per jaar.
4.2 De vergaderingen van de kerkenraad worden tenminste 5 dagen van tevoren 
bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken die aan de 
orde zullen komen (de agenda). Voor de kerkenraad wordt de agenda opgesteld 
door het moderamen, voor het moderamen wordt de agenda opgesteld door de 
voorzitter en de scriba.
4.3 Van de vergaderingen van de kerkenraad wordt een schriftelijk verslag opgesteld, 
dat in de eerstvolgende vergadering door de kerkenraad wordt vastgesteld.
4.4 De in Ord. 4.8.2. genoemde tweejaarlijkse verkiezing van het moderamen 
geschiedt in de eerste vergadering na de bevestiging van ambtsdragers. De scriba 
is vrijgesteld van andere ambtelijke taken dan het scribaat, met uitzondering van 
het ouderling van dienst zijn in de eredienst.
4.5 In de vergadering genoemd in art. 4.4 worden de plaatsvervangers van de 
voorzitter en de scriba aangewezen.
4.6 In de gevallen waarin de kerkorde voorschrijft, dat de kerkenraad de gemeente 
kent in een bepaalde zaak en haar daarover hoort, belegt de kerkenraad een 
bijeenkomst met de (betreffende) leden van de gemeente, die wordt aangekondigd 
in het kerkblad dat vooraf gaande aan de bijeenkomst verschijnt en afgekondigd 
op tenminste twee zondagen, die aan de bijeenkomst voorafgaan. In deze 
berichtgeving vooraf maakt de kerkenraad kenbaar over welke zaak de kerkenraad 
de gemeente wil horen.
4.7 De kerkenraad kan besluiten dat gemeenteleden als toehoorder tot een deel van 
een bepaalde vergaderingen toegelaten worden.
4.8 Het lopend archief van de kerkenraad berust bij de scriba, met inachtneming van 
de verantwoordelijkheid van het college van kerkrentmeesters voor de archieven 
van de gemeente uit hoofde van Ord. 11-2-7 sub g.
4.9 De kerkenraad kan zich in zijn arbeid laten bijstaan door werkgroepen.
Plaatselijke regeling Protestantse gemeente Bitgum e.o
4.10 Nadere bepalingen omtrent de samenstelling, benoeming en opdracht van de 
werkgroepen, de contacten tussen kerkenraad en de werkgroepen, de werkwijze 
van de werkgroepen en de rapportage aan de kerkenraad e.d. zijn per werkgroep 
vastgelegd in een instructie.

5. Besluitvorming
In alle kerkelijke lichamen worden besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg 
en zo mogelijk met eenparige stemmen genomen. Blijkt eenparigheid niet 
bereikbaar, dan wordt besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, 
waarbij blanco stemmen niet meetellen.
5.2 Stemming over zaken geschiedt mondeling tenzij om schriftelijke stemming wordt 
gevraagd. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen 
weer, dan is het voorstel verworpen.
5.3 Stemming over personen geschiedt schriftelijk.
Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, kan 
mondeling worden gestemd als niemand van de aanwezige leden tegen 
mondelinge stemming bezwaar maakt.
Indien één kandidaat wordt voorgesteld en de stemmen staken, vindt herstemming 
plaats. Staken de stemmen weer, dan is de kandidaat niet verkozen. Indien er 
meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen 
diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de meerderheid van 
de uitgebrachte stemmen hebben behaald, tot het aantal vacatures dat vervuld 
moet worden.
Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, 
vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen 
behaalden.
Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan 
beslist het lot.
5.4 Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet ten minste de helft van het 
aantal leden van het kerkelijk lichaam ter vergadering aanwezig is. Wanneer in 
een vergadering het quorum niet aanwezig is, kan ten aanzien van een op die 
vergadering ingediend voorstel een besluit worden genomen op een volgende 
vergadering die tenminste twee weken later wordt gehouden, ook wanneer dan het 
quorum niet aanwezig is.

6. De kerkdiensten
6.1 De wekelijkse kerkdiensten van de gemeente worden volgens een door de 
kerkenraad vastgesteld rooster gehouden in de kerk van Bitgum, Bitgummole, 
Ingelum en Marsum.
6.2 Bij de bediening van de doop beantwoorden belijdende leden de doopvragen.
Voorafgaand aan de doop vindt er een doopgesprek plaats. Doopleden kunnen 
ook de doopvragen beantwoorden. Zij worden uitgenodigd om deel te nemen aan 
een gespreksgroep
6.3 Tot de deelname aan het avondmaal worden zowel belijdende leden als 
doopleden toegelaten. Eveneens zijn welkom mensen uit andere gemeenten van 
de kerk of uit andere kerkgemeenschappen, die in hun kerkgemeenschap toegang 
hebben tot de viering van het Heilig Avondmaal.
6.4 Het huwelijk
Het verzoek om inzegening van een huwelijk wordt tenminste acht weken van 
tevoren ingediend bij de kerkenraad. Na ontvangst van het verzoek voert een 
Plaatselijke regeling Protestantse gemeente Bitgum e.o
afvaardiging van de kerkenraad een gesprek met betrokkenen. Tenminste twee 
weken voorafgaande aan de kerkdienst, waarin het huwelijk wordt ingezegend, 
wordt dit bekend gemaakt door middel van een afkondiging in een zondagse 
kerkdienst en aangekondigd in het kerkblad.
6.5 Andere levensverbintenissen
Levensverbintenissen van twee personen, anders dan een huwelijk van man en 
vrouw, kunnen als een verbond van liefde en trouw voor Gods aangezicht worden 
gezegend. Betrokkenen dienen een verzoek daartoe tenminste acht weken van te 
voren in te dienen bij de kerkenraad. Tenminste één van de betrokkenen dient lid 
van de gemeente te zijn. Na ontvangst van het verzoek voert een afvaardiging van 
de kerkenraad een gesprek met de betrokkenen. Tenminste twee weken 
voorafgaande aan de kerkdienst, waarin de levensverbintenis wordt gezegend, 
wordt dit bekend gemaakt door middel van een afkondiging in een zondagse 
kerkdienst en een aankondiging in het kerkblad

7. De vermogensrechtelijke aangelegenheden
Overeenkomstig ordinantie 11 (zie kerkorde) berust de eindverantwoordelijkheid 
voor de vermogensrechtelijke aangelegenheden bij de kerkenraad.
De kerkenraad vertrouwt de verzorging van de vermogensrechtelijke 
aangelegenheden van de gemeente van niet-diaconale aard toe aan het college 
van kerkrentmeesters en die van diaconale aard aan het college van diakenen.
Het college van kerkrentmeesters en het college van diakenen stemmen hun 
beleid af op het beleid van de kerkenraad inzake het gehele leven en werken van 
de gemeente.
Zij doen verslag van hun werkzaamheden aan de kerkenraad.
College van kerkrentmeesters
7.1.1 Het college van kerkrentmeesters bestaat uit:
3 ouderling-kerkrentmeesters
2 door de kerkenraad benoemde kerkrentmeesters,
de kerkenraad benoemt deze leden nadat hun namen zijn voorgedragen aan de 
gemeente om haar goedkeuring te verkrijgen. Zij kunnen in de gemeente niet 
tegelijkertijd een ambt dragen.
7.1.2 Het college van kerkrentmeesters wijst een administrateur aan, die belast wordt 
met de boekhouding van het college. Het verdient de voorkeur dat de 
administrateur niet tegelijk penningmeester is. De penningmeester is 
eindverantwoordelijk.
7.1.3 De administrateur woont de vergaderingen van het college bij en heeft daar een 
adviserende stem. Op hem is het bepaalde in Ord. 4-2 betreffende de 
geheimhouding van toepassing.
7.1.4 De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens de gemeente, met in 
achtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, 
tot een maximaal bedrag van € 1000,00 per betaling.
7.1.5 Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en penningmeester of secretaris 
en penningmeester gezamenlijk bevoegd.
7.1.6 Bij afwezigheid van de penningmeester treedt de voorzitter of secretaris op als 
diens plaatsvervanger.
Plaatselijke regeling Protestantse gemeente Bitgum e.o
7.1.7 Tijdens de collegevergadering in de maand juni wijst het college de voorzitter, 
secretaris en penningmeester en tevens de plaatsvervangers van de voorzitter en 
de secretaris aan.
7.1.8 Het college van kerkrentmeesters kan zich in haar werkzaamheden laten bijstaan 
door een beheercommissie, zijnde een orgaan van bijstand.
7.2 College van diakenen
7.2.1 Het college van diakenen bestaat uit 5 leden.
7.2.2 Het college van diakenen wijst een administrateur aan.
7.2.3 Op de administrateur is het bepaalde in Ord. 4-2 (zie kerkorde) betreffende de 
geheimhouding van toepassing.
7.2.4 De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens de diaconie, met in 
achtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, 
tot een maximaal bedrag van € 1000,00 per betaling.
7.2.5 Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en penningmeester of secretaris 
en penningmeester gezamenlijk bevoegd.
7.2.6 Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter of 
secretaris op als diens plaatsvervanger.
7.2.7 Tijdens een vergadering van het college, zo mogelijk in de maand juni, wijst het 
college de voorzitter, secretaris en penningmeester en tevens de plaatsvervangers 
van de voorzitter en de secretaris aan.
7.3 Begrotingen, jaarrekeningen
7.3.1 De kerkenraad stelt gemeenteleden in de gelegenheid hun mening kenbaar te 
maken over begroting en jaarrekening:
- voor de vaststelling dan wel wijziging van de begroting en voor de vaststelling 
van de jaarrekening worden deze stukken samengesteld en gepubliceerd.
- de volledige stukken kunnen gedurende een week worden ingezien. Bij de 
publicatie worden tijd en plaats vermeld.
- reacties kunnen tot drie dagen na het einde van de periode van ter inzage 
legging worden gestuurd aan de scriba van de kerkenraad.
7.3.2 Na behandeling in de gemeentebijeenkomst worden de rekeningen vastgesteld 
door de kerkenraad.
8. Overige bepalingen
In gevallen waarin noch de kerkorde met ordinanties, noch deze plaatselijke 
regeling voorziet, beslist de kerkenraad.
Ondertekening te Bitgummole vastgesteld in de kerkenraadsvergadering van de kerkenraad
op 23 januari 2017.

Preses: G. Sijbesma-Travaille